Polityka prywatności

1. Kto odpowiada za Wasze dane

Administratorem danych osobowych jest [NAZWA FIRMY], [ADRES], NIP [NIP], REGON [REGON] (dalej „my”), właściciel serwisu Złote Wesele dostępnego pod adresem zlotewesele.pl.

We wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych piszcie na pawel@cejrowski.biz albo listownie na adres podany wyżej. [Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych / Inspektor ochrony danych: IMIĘ, KONTAKT].

2. Jakie dane zbieramy

• Konto: adres e-mail, imię i dane potrzebne do logowania.
• Dane o weselu: termin, liczba gości w grupach wiekowych, sale, które porównujecie, i Wasze notatki.
• Wgrane oferty: pliki PDF i linki do stron sal oraz kwoty, które z nich odczytamy. Oferty mogą zawierać dane pracowników sali, na przykład imię i telefon osoby kontaktowej.
• Lista gości (jeśli z niej korzystacie): imiona i nazwiska gości, grupa wiekowa, miejsce przy stole oraz informacje o diecie i alergiach. Więcej w punkcie 3.
• Płatności: kwota, status płatności i dane do faktury lub rachunku. Numeru karty nie widzimy, obsługuje go operator płatności.
• Korespondencja: treść maili, które do nas wysyłacie, w tym zlecenia Concierge i zgłoszenia do pilotażu dla wedding plannerów.
• Dane techniczne: adres IP, typ przeglądarki i urządzenia, logi serwera. Potrzebujemy ich, żeby serwis działał i był bezpieczny.

3. Diety i alergie gości

Informacja o alergii to dana o zdrowiu, a dieta (na przykład koszerna czy halal) może ujawniać przekonania religijne. RODO zalicza je do szczególnych kategorii danych (art. 9), więc traktujemy je ostrożniej niż resztę:

• Wpisujcie tylko to, czego potrzebuje sala, na przykład „bez glutenu” albo „bez orzechów”. Nie potrzebujemy diagnoz ani wyjaśnień.
• Dajcie gościom znać, że zapisujecie te informacje w Złotym Weselu, i zapytajcie o zgodę. Jeśli ktoś woli, żeby jego dieta nie trafiła do planu, zostawcie to pole puste.
• Używamy tych informacji wyłącznie do pokazania ich w Waszym planie stołów i w eksporcie, który sami przekażecie sali. Nie wykorzystujemy ich do marketingu ani do profilowania. [DO POTWIERDZENIA: dane o dietach nie są wysyłane do dostawcy modelu AI]
• Możecie je poprawić lub usunąć w każdej chwili, razem z całą listą gości.

Dane gości wprowadzacie Wy i to Wy decydujecie, co się z nimi dzieje. My przetwarzamy je tylko po to, żeby świadczyć Wam usługę. [DO USTALENIA Z PRAWNIKIEM: rola Złotego Wesela wobec danych gości (podmiot przetwarzający czy administrator) i podstawa z art. 9 ust. 2 RODO]

4. Wgrane pliki są prywatne

Oferty, które wgrywacie, i wszystko, co z nich odczytamy, domyślnie widzicie tylko Wy, po zalogowaniu na swoje konto. W szczególności:

• nie publikujemy Waszych ofert i nie pokazujemy ich innym parom, salom ani wedding plannerom;
• nie budujemy z nich publicznych rankingów ani baz cen. [Jeśli planujecie zanonimizowane statystyki cen, opiszcie to tutaj przed startem]
• porównanie zobaczy ktoś inny tylko wtedy, gdy sami utworzycie link do podglądu, na przykład dla rodziców albo świadków. Taki link możecie w każdej chwili wyłączyć;
• jeśli zamówicie Concierge albo współpracujecie z wedding plannerem przez Złote Wesele, oferty zobaczy osoba, która je dla Was zbiera lub z Wami planuje;
• nasz zespół zagląda do Waszych plików tylko wtedy, gdy o to poprosicie (na przykład przy zgłoszeniu błędu) albo gdy jest to konieczne dla bezpieczeństwa serwisu.

5. Po co przetwarzamy dane i na jakiej podstawie

• Prowadzenie konta, odczytywanie ofert, wyliczenia, plan stołów, Concierge: wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
• Płatności, faktury i rachunki: obowiązek prawny wynikający z przepisów podatkowych i rachunkowych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
• Obsługa reklamacji i zapytań: wykonanie umowy i obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO).
• Bezpieczeństwo serwisu, zapobieganie nadużyciom, ustalanie i dochodzenie roszczeń: nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
• Diety i alergie gości: [PODSTAWA Z ART. 9 UST. 2 RODO, DO USTALENIA Z PRAWNIKIEM].

Podanie danych jest dobrowolne, ale bez adresu e-mail nie założycie konta, a bez danych do faktury nie wystawimy jej na firmę.

6. Jak korzystamy z AI

Ceny, dopłaty i warunki z wgranych ofert odczytuje model AI. Wysyłamy mu treść oferty tylko po to, żeby ją odczytać. Dostawca modelu działa na nasze polecenie i na podstawie umowy nie może wykorzystywać Waszych plików do trenowania swoich modeli. [DO POTWIERDZENIA w umowie z dostawcą]

AI nie podejmuje za Was żadnych decyzji. Odczytane kwoty widzicie razem ze źródłem w ofercie i możecie je poprawić. Wyliczenia mają charakter orientacyjny: wiążąca jest zawsze podpisana oferta lub umowa z salą.

7. Komu powierzamy dane

Nie sprzedajemy Waszych danych. Sale nie płacą nam za dostęp do nich. Korzystamy z usług firm, które przetwarzają dane w naszym imieniu:

• Hosting i baza danych: Google Cloud (Google Cloud EMEA Ltd., Irlandia), serwery w Belgii. [DO POTWIERDZENIA]
• Model AI do odczytywania ofert: OpenAI (OpenAI Ireland Ltd.). [DO POTWIERDZENIA: dostawca i region przetwarzania]
• Płatności: Stripe (Stripe Payments Europe Ltd., Irlandia). Stripe przetwarza dane płatnicze także jako odrębny administrator, na zasadach opisanych w swojej polityce prywatności. [DO POTWIERDZENIA]
• Logowanie: Clerk (Clerk, Inc., USA). [DO POTWIERDZENIA]
• Poczta e-mail: [DOSTAWCA POCZTY]
• Księgowość: [BIURO RACHUNKOWE, jeśli dotyczy]

Jeśli zamówicie Concierge, przekażemy salom tylko to, czego potrzebują do przygotowania oferty (na przykład termin i liczbę gości), i tylko tym salom, które wskażecie. Dane możemy też przekazać organom publicznym, gdy wymaga tego prawo.

8. Przekazywanie danych poza EOG

Niektórzy z tych dostawców lub ich podwykonawcy mają siedzibę w USA. Przekazujemy im dane na podstawie decyzji Komisji Europejskiej w sprawie EU-US Data Privacy Framework albo standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję. Kopię zabezpieczeń wyślemy Wam na prośbę. [DO POTWIERDZENIA dla każdego dostawcy]

9. Jak długo przechowujemy dane

• Konto, oferty i listę gości: dopóki macie konto. Po usunięciu konta kasujemy je w ciągu [30] dni, a z kopii zapasowych w ciągu [X] dni.
• Konta nieużywanego przez [24 miesiące] nie trzymamy w nieskończoność: najpierw wyślemy Wam maila, a jeśli się nie odezwiecie, usuniemy je. [DO DECYZJI]
• Dokumenty księgowe: 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym minął termin płatności podatku.
• Dane potrzebne do obsługi reklamacji i roszczeń: do upływu terminu przedawnienia.
• Logi serwera: [X] dni.

10. Wasze prawa

Na podstawie RODO macie prawo do:

• dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii (art. 15);
• sprostowania danych (art. 16);
• usunięcia danych (art. 17);
• ograniczenia przetwarzania (art. 18);
• przeniesienia danych, które nam przekazaliście, w formacie nadającym się do odczytu maszynowego (art. 20);
• sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie (art. 21);
• cofnięcia zgody w każdej chwili, jeśli przetwarzamy dane na jej podstawie. Nie wpływa to na zgodność z prawem tego, co zrobiliśmy wcześniej;
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl).

Żeby skorzystać z tych praw, napiszcie na pawel@cejrowski.biz. Odpowiemy najpóźniej w ciągu miesiąca. Większość danych możecie też poprawić lub usunąć sami, w ustawieniach konta.

Jeśli jesteście gościem, którego dane wpisała para, możecie również napisać do nas. Pomożemy, a w razie potrzeby przekażemy prośbę parze, która prowadzi listę.

11. Bezpieczeństwo

Połączenie z serwisem jest szyfrowane (HTTPS), a pliki i baza danych są szyfrowane również na serwerach. [DO POTWIERDZENIA] Dostęp do danych mają tylko osoby, które go potrzebują do pracy. Jeśli dojdzie do naruszenia, które może Wam zaszkodzić, zawiadomimy Was i Prezesa UODO zgodnie z RODO.

12. Pliki cookies

Używamy tylko plików cookies niezbędnych do działania serwisu: utrzymania sesji logowania i zapamiętania języka. Nie używamy cookies analitycznych ani reklamowych. Jeśli to się zmieni, najpierw poprosimy Was o zgodę.

13. Zmiany polityki

Gdy zmienimy tę politykę, zaktualizujemy datę na górze strony. O istotnych zmianach napiszemy do Was mailem, zanim wejdą w życie.